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Segnalazioni anomalie whistleblowing
Tramite il Portale Whistleblowing chiunque può inviare, con la massima garanzia di riservatezza, segnalazioni circostanziate di:- comportamenti illeciti o sospetti,
- irregolarità nelle attività aziendali,
- atti o fatti che possano costituire una violazione delle norme, interne ed esterne, che disciplinano l’attività di Poste Insurance Broker, dei principi e delle regole di comportamento contenuti nel Codice Etico, nella Politica Integrata del Gruppo Poste Italiane e nelle previsioni del Modello Organizzativo ex. D. Lgs.231/2001 di Poste Insurance Broker.
Come inviare una segnalazione
L'importanza di segnalare
Il Gruppo Poste Italiane favorisce la diffusione della cultura della legalità e rende a tal fine disponibili canali di comunicazione per garantire la ricezione e la gestione delle segnalazioni di fenomeni di illegalità o presunti illeciti.Cosa segnalare
Attraverso il Portale Whistleblowing puoi segnalare comportamenti illeciti o sospetti, irregolarità nell’attività aziendale, atti o fatti che possano costituire una violazione delle norme che disciplinano l’attività di Poste Insurance Broker, dei principi e delle regole di comportamento contenuti nel Codice Etico del Gruppo Poste Italiane e delle previsioni del Modello 231 di Poste Insurance Broker.La tua riservatezza è garantita
Ciascuna società del Gruppo Poste Italiane garantisce l’assoluta riservatezza dell’identità del segnalante e del contenuto della segnalazione, con protocolli sicuri e strumenti di crittografia. L’identità del segnalante non è mai rivelata senza il suo consenso, ad eccezione dei casi previsti dalla normativa vigente.Registrati al portale e invia la segnalazione
Registrati al Portale Whistleblowing e segui la procedura per inviare la tua segnalazione alla Società del Gruppo Poste Italiane di interesse. Le segnalazioni devono essere rese in buona fede e saranno prese in considerazione solo se circostanziate e fondate su elementi di fatto precisi. È altresì utile allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione. Ai sensi del D. Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023, le disposizioni non si applicano:- alle contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante;
- alle segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell'Unione europea o nazionali;
- alle segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale.
Controlla lo stato
Il portale assegna a ciascuna segnalazione inserita un codice identificativo univoco, che permette al segnalante di verificarne lo stato di lavorazione, accedendo al portale stesso. Se necessario sarai contattato per acquisire chiarimenti e/o ulteriori dettagli sui fatti segnalati.Documentazione
Ferma restando la preferenza per il “canale interno” di segnalazione, il D.Lgs n. 24/2023 prevede anche la possibilità di effettuare una segnalazione esterna all'Autorità Nazionale Anticorruzione (“canale esterno”). L’accesso al canale esterno di segnalazione è consentito solo al ricorrere di determinate condizioni espressamente previste dal citato Decreto, di seguito indicate:
- canale interno non attivato o, anche se attivato, non conforme a quanto richiesto dalla legge;
- segnalazione interna che non ha avuto seguito;
- fondati motivi di ritenere che a un'eventuale segnalazione interna non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
- fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse; • in caso di atti o comportamenti ritorsivi, anche solo tentati o minacciati, in conseguenza della segnalazione presentata.
FAQ
I dipendenti della Società e chiunque abbia rapporti con la stessa (ad es. clienti, fornitori, azionisti, collaboratori, consulenti, tirocinanti, ecc...)
No, il sistema non consente l’invio di segnalazioni anonime. Ciascuna Società del Gruppo Poste Italiane garantisce la riservatezza e sicurezza nella protezione dei dati personali e nel trattamento delle informazioni attraverso l’adozione di protocolli sicuri e l’utilizzo di strumenti di crittografia per i contenuti delle segnalazioni e degli eventuali allegati.
Il segnalante può accedere al portale in qualsiasi momento successivo all’invio per consultare lo stato di lavorazione della segnalazione.
Ciascuna Società del Gruppo Poste Italiane garantisce che l’identità del Segnalante non possa essere rivelata senza il suo espresso consenso e tutti coloro che sono coinvolti nella gestione della Segnalazione sono tenuti a tutelarne la riservatezza. Inoltre, la riservatezza e sicurezza nella protezione dei dati personali e dell’identità del segnalante è garantita da una funzionalità di crypting dei dati rilasciati dai segnalanti.
No. Per rivelare l’identità del segnalante occorre sempre il suo consenso, fatta eccezione dei casi in cui:
- la Segnalazione risulti fatta allo scopo di danneggiare o altrimenti recare pregiudizio al Segnalato (c.d. Segnalazione in “mala fede”) e si configuri una responsabilità a titolo di calunnia o di diffamazione ai sensi di legge;
- l’anonimato non sia opponibile per legge (es. indagini penali, ispezioni di organi di controllo, ecc.);
- nella Segnalazione vengano rivelati fatti e/o circostanze tali che, seppur estranei alla sfera aziendale, rendano opportuna e/o dovuta la segnalazione all’Autorità Giudiziaria (ad es. reati di terrorismo, spionaggio, attentati ecc., vedasi artt. 333, 364, 709 c.p.)
Il Comitato Whistleblowing della Società del Gruppo interessata dalla segnalazione cura gli approfondimenti, avvalendosi delle funzioni competenti sulla base dell’oggetto della segnalazione stessa.
Il Comitato Whistleblowing di ogni singola Società del Gruppo Poste Italiane è costituito da un Presidente esterno alla Società del Gruppo, scelto tra personalità di comprovata esperienza e competenza, da un rappresentante della funzione di Poste Italiane CA/GRG/P231 e da un rappresentante della Società del Gruppo individuato tra le funzioni non operative della stessa.
La Segreteria tecnica del Comitato Whistleblowing, unica sia per Poste Italiane che per le Società del Gruppo, è gestita dalla Funzione Controllo Interno di Poste Italiane.
La segnalazione viene presa in carico nella prima riunione utile del Comitato Whistleblowing.
- inoltrata: la segnalazione è stata acquisita dal sistema portale whistleblowing;
- n lavorazione: sono in corso di svolgimento le attività di analisi, istruttoria e valutazione della segnalazione;
- richiesta chiarimenti: vengono chiesti (tramite portale) chiarimenti e/o ulteriori dettagli sui fatti segnalati necessari per proseguire l’iter di lavorazione della segnalazione;
- reindirizzata: la segnalazione, relativa a reclami su prodotti/servizi del Gruppo Poste Italiane, phishing e truffe esterne (non rientranti nelle fattispecie di violazioni previste dalla “Linea Guida Whistleblowing” del Gruppo Poste Italiane), è stata inviata alle funzioni aziendali competenti;
- rigettata: la segnalazione non può essere lavorata, in quanto priva degli elementi utili per effettuare le verifiche e gli accertamenti necessari a valutarne la fondatezza e l’oggettività;
- chiusa: le attività di ricezione, analisi preliminare, istruttoria e valutazione della segnalazione sono state completate e la stessa viene archiviata con esito di “fondatezza” o di “non fondatezza”.
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